Onnistunut rekrytointi on haaste, mahdollisuus ja sijoitus

Professori Riitta Viitalan mukaan pk-yrityksissä luotetaan liikaa omaan ”ihmissilmään”

Onnistunut rekrytointi voi tuoda yritykselle rahaa, mainetta ja kunniaa, huono puolestaan voi ajaa varsinkin pienyrityksen kuilun partaalle. Silti rekrytointi hoidetaan usein huolimattomasti, perinteisin keinoin ja ainoina työkaluina usko itseen ja hyvään tuuriin.

Puutteita rekrytoinnissa on nimenomaan pienissä ja keskisuurissa yrityksissä, jotka Suomen Yrittäjät ry:n mukaan työllistivät vuonna 2015 noin 1,4 miljoonaa ihmistä. Uudet työpaikat ovat koko 2000-luvun syntyneet pieniin ja keskisuuriin yrityksiin.

– Pk-yrityksissä luotetaan ihan silmittömästi toimitusjohtajien ja muidenkin johtohenkilöiden (valitsijoiden) "ihmissilmään". Uskotaan, että itsellä on sellainen Midaksen kosketus -lahja, että sillä voi haastatteluissa erottaa jyvät akanoista. Siksi pettymykset ovatkin sitten katkeria, sanoo johtamistaidon professori Riitta Viitala Vaasan yliopistosta.

Vaasan ja Lappeenrannan ylipistojen maaliskuussa 2017 julkaisemasta laajasta pk-yritystutkimuksessa löytyi Viitalan mukaan onneksi myös sellaisia pk-firmoja, joissa rekrytoinnin ongelmat oli tunnistettu, ja käyttöön oli otettu järeämmät keinot, esimerkiksi ulkopuolinen apu.

– Jotkut olivat solmineet pitkäkestoisen kumppanuuden rekrytointifirmaan, joka oikeasti oppi tuntemaan yrityksen, ja saivat sitä kautta ammattitaitoa rekrytointiprosessiin. Joissakin firmoissa rekrytointiin osallistui koko työporukka, jonka keskuuteen uutta henkilöä rekrytoitiin; haastattelijoina toimivat ne perinteiset tahot eli johtoporras.

– Jotkut käyttivät koeaikaa ihan oikeasti hyväkseen ja uskalsivat tehdä ratkaisuja, jos rekrytoinnissa ei ihan oltu päästy win-win-tilanteeseen. Jotkut taas ottivat työvoimaa vuokratyöfirmojen kautta ja saivat siten pidennettyä koeaikoja. Olivat sitten ottaneet omille kirjoille osaamisen ja asenteen puolesta parhaat tekijät, Viitala kertoo selvityksen tuloksista.

Myös harjoittelut ovat yrityksille oiva tapa saada työvoimaa. Erilaisten lyhyiden työ- ja harjoittelusuhteiden avulla yritys saa helposti kuvan siitä, miten työntekijä pärjää ja onko hänestä ainesta vakituiseen työsuhteeseen.

Rekrytointi vie aikaa ja vaatii työtä

Löysä suhtautuminen rekrytointeihin hämmästyttää johtamistaidon asiantuntijoita myös siksi, että uuden työntekijän palkkaaminen on yritykselle yleensä miljoonainvestointi. Johtajatason työntekijä maksaa yritykselle useita miljoonia, perusduunarikin helposti miljoonan, jos hän tekee koko uransa saman firman leivissä.

– Moni tekee henkilöstövalinnan puolen tunnin haastattelun perusteella, sanoo professori Viitala.

Monissa yrityksissä laitehankintoihinkin perehdytään syvällisemmin kuin työntekijän rekrytointiin, vaikka koneita ostettaessa usein kyse on selvästi pienemmistä summista.

Huolimatonta ja hätäistä rekrytointia perustellaan usein sillä, ettei työpaikoilla yksinkertaisesti ole resursseja tai osaamista asian hoitamiseksi. Jos avoin työpaikka pannaan julkiseen hakuun, hakemuksia voi tulla satoja, ja niistä jo pelkästään haastatteluun kutsuttavien seulominen vie aikaa ja on työlästä.

Eri selvitysten mukaan uuden työntekijän rekrytointi on vähintään kuukauden, yleensä kahden kuukauden – jopa pidempi – prosessi ja vaatii henkilöstöltä 3–5 kokonaista työpäivää. Yhtä rekrytointia kohden tehdään keskimäärin viisi haastattelua.

Rekrytoinnista aiheutuva työmäärä johtaa usein siihen, ettei avointa työpaikkaa laiteta ollenkaan julkiseen hakuun. Duunitori Oy:n kansallisessa rekrytointiselvityksessä vuodelta 2016 selvisi, että 55 prosenttia yrityksistä käyttää suorahakua eli tehtävään etsitään työntekijä ilman julkista työpaikkailmoittelua. Jotkut yritykset turvautuvat headhuntereihin tai muuhun ulkopuoliseen apuun.

Sisäinen vai ulkoinen haku?

Oikeiden henkilöiden löytäminen oikeille paikoille tuo merkittävää kilpailuetua ja edistää työntekijöiden motivaatiota sekä sitoutumista yritykseen.

Ennen kuin uuden työntekijän etsintä alkaa, on hyvä määritellä tarkkaan, millaiseen tehtävään häntä haetaan: tulevat tehtävät, vastuualueet, työn määrä (koko- vai osa-aikainen), voiko työn ulkoistaa freelancerille tai kevytyrittäjälle, millaista työkokemusta tehtävän onnistunut hoito edellyttää – tai voisiko tehtävään ottaa harjoittelijan.

Seuraavaksi on mietittävä hakukanava tai -kanavat, sillä monet yritykset käyttävät rinnakkain useampia kanavia päästäkseen mahdollisimman hyvään lopputulokseen. Rekrytointikanavat ovat nykyään sirpaleiset, ja uusia kanavia syntyy koko ajan. 

Sisäisellä haulla annetaan yrityksen omille työntekijöille mahdollisuus hakea paikkaa tai omat työntekijät voivat välittää viestiä sopiviksi katsomilleen ehdokkaille, jolloin hakuverkko on mahdollisimman laaja.

Ulkoinen haku aloitetaan yleensä laatimalla työpaikkailmoitus, johon listataan tarkat valintakriteerit sekä selkeä kuvaus työtehtävästä. 

Jos yritys hoitaa rekrytoinnin itse tai HR-osastonsa kautta, hakukanavia voivat olla esimerkiksi yrityksen omat nettisivut, internetissä olevat työnhakupalvelut, TE-toimistot, sosiaalinen media tai sanoma- ja aikakausilehdet sekä yrityksen toimialan oppilaitokset. Jos yritys haluaa herätellä myös niin sanotut passiiviset työntekijät, silloin myös omat ja työntekijöiden verkostot on otettava käyttöön.

Rekrytoinnin voi myös ulkoistaa osittain tai kokonaan. Tällöin kuvaan astuvat rekrytointiagentit, jolloin on hyvä sopia, mitkä askeleet yritys hoitaa itse ja mitkä jäävät agentin tehtäviksi.

Yhä useammin – ja varsinkin julkisella alalla – rekrytointi tapahtuu sähköisten järjestelmien kautta. Tällöin kuvaan tulevat erilaiset rekrytointijärjestelmät, joiden tietoturva on sähköpostia parempi. Monilla yrityksillä on oma HR-järjestelmä, jonka rekrytointiominaisuudet eivät kuitenkaan ole yhtä kehittyneitä kuin ensisijaisesti rekrytointiin suunnitellut järjestelmät.

Hyväkin tyyppi arvioitava kriittisesti

Joka kolmastoista rekrytointi menee Suomessa pieleen, paljastaa henkilöstöammattilaisten ja Työterveyslaitoksen tekemä tutkimus.  Yleisin syy löytyy jo rekrytoinnin suunnittelusta. Haettavan profiili jäi tarkemmin miettimättä. Työntekijällä oli aivan väärät odotukset – ja kääntäen, työnantaja oli luvannut epäselvästi tai liikaa.

Toinen syy virherekrytointiin oli se, ettei palkatun työntekijän ammattitaito riittänytkään tehtävään. Tyyppi oli muuten hyvä, mutta väärässä tehtävässä. Ulospäin suuntautunut, itseään mielellään esille tuova hakija osaa usein peittää ammatilliset puutteensa.

Kolmas virhe löytyi rekrytointiprosessista. Tuli kiire ja hutiloitiin. Luotettiin ensi vaikutelmaan. Ei tehty testejä. Ei järjestetty toista haastattelukierrosta, vaikka vaisto niin kehottikin tekemään.

Neljäs syy oli henkilökemioiden yhteensopimattomuus. Työllä ja vaivalla palkattu työntekijä ei yksinkertaisesti istunut yrityskulttuuriin, ja ristiriidat alkoivat verottaa koko yhteisön työmotiivia.

Yksi lain sallima keino varmistaa, että rekrytointi todella onnistui, on koeaika. Se on maksimissaan kuusi kuukautta, ja asiantuntijoiden mukaan sitä tulisi käyttää rohkeasti.

– Koeajasta voi olla hyötyä molemmille osapuolille, sillä koeaikana voi nähdä, ovatko työntekijä ja työ sopivia, sanoo professori Riitta Viitala.

Jo ennen työpaikkailmoituksen tekemistä olisi hyvä miettiä seuraavia asioita:

  • Millaisia tehtäviä ja vastuualueita työhön kuuluu?  
  • Mitkä ovat tärkeimmät (määrä, laatu yms.) tavoitteet työtehtävässä?
  • Mitä työntekijän on osattava jo aloitusvaiheessa?
  • Mitä tehtäviä voidaan opettaa työhön perehdyttäessä?
  • Millaisia persoonaan ja työtapoihin liittyviä ominaisuuksia palkattavalla tulisi olla?
  • Millaisista ominaisuksista voisi olla haittaa? 
  • Kuinka paljon työkokemusta ja millaista hakijalla tulisi olla?
  • Kenen alaisuudessa uusi työntekijä toimii?
  • Mikä on tehtävänimike ja onko se tasapainossa haettavan profiilin ja tulevan toimenkuvan kanssa?
  • Mikä on palkattavan mahdollinen tulevaisuus yrityksessä?

Mitä sanoo laki?

Uuden työntekijän rekrytointia tehdessä on hyvä tuntea pelisäännöt, sillä sekä valinta että prosessin jokainen vaihe on pystyttävä tarvittaessa perustelemaan. Todistustaakka on työnantajalla.

Yksityisellä sektorilla työnantaja voi melko vapaasti määritellä avoimen tehtävän vaatimukset ja hakea siihen sopivimman ihmisen.

Työnantajan oikeutta rajoittavat kuitenkin nykyisten ja entisten työntekijöiden oikeudet. Työnantajan on selvitettävä, onko hänellä velvollisuus tarjota työtä esimerkiksi osa-aikaiselle työntekijälle (TyöSopL:n 2 luvun 5 §) tai irtisanotulle työntekijälle (TyöSopL:n 6 §). Työnantaja ei saa asettaa myöskään kriteerejä, jotka ovat syrjiviä (TyöSopL:n 2:2 §).

Rekrytointia säätelevät lukuisat lait:

  • Henkilötietolaki 22.4.1999/52
  • EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) 25.5.2018 alkaen
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004 
  • Työsopimuslaki 55/2001
  • Laki nuorista työntekijöistä 998/1993
  • Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta 1329/2014
  • Suomen perustuslaki (731/1999 6 § yhdenvertaisuus) 

Julkaistu: 16.03.2018

Ota yhteyttä

Kiinnostuitko? Heräsikö lisäkysymyksiä? Kerromme mielellämme lisää - jätä yhteystietosi alla olevalla lomakkeella, niin palaamme tuota pikaa asiaan!

*pakollinen kenttä

Palvelua toteuttamassa