Artikkeleita

Hyvät työntekijät kiven alla

Siivousfirma löytää ”meidän tyypit” monikanavaisesti ja pitää rekrytoinnin aina auki nettisivustollaan

Tamperelainen siivousfirma Koti Puhtaaksi sanoo löytäneensä rekrytoinnin avuksi niin hyvät yhteistyökumppanit, ettei yrityksessä ole ollut tarvetta erilliselle henkilöstöjohtajalle. Yhtiö työllistää runsaat 40 työntekijää, ja sitä pyörittää viisi Tynin sisarusta.

– Hyvät tyypit ovat kiven alla, ja siksi tartumme jokaiseen ”meidän tyyppiin”. Esimerkiksi nettisivustollamme (lomakkeet) rekrytointi on käytännössä aina auki, ja haastattelemme aina kaikki potentiaaliset hakijat. ”Erityiselle” hakijalle vaikka järjestämme töitä, sanoo rekrytoinnista vastaava Saana Tyni.

Koti Puhtaaksi käyttää rekrytoinnissa apuna paria rekrytointiyritystä. Isoja yhteistyökumppaneita ovat koulutuskeskukset sekä TE-keskus, joka seuloo kortistosta yrityksille parhaiten ”mätsäävät” hakijat. Rekrytointikanavina yritys käyttää myös mol.fi-sivustoa ja sosiaalisessa mediassa facebookia.

– Jos hyödynnämme yhteistyökumppaneita, rekrytointi ei juuri vie aikaa. Jos teemme sen itse, paikan täyttäminen kestää pari viikkoa ja vie 3–7 tuntia työaikaa. Ensimmäiseen haastatteluun kutsutaan potentiaalisimmat hakijat, toiseen heistä taas potentiaalisimmat ja 2–3 hakijalla teetetään työnäyte, Saana Tyni kuvaa käytäntöä.

Paikkaa täytettäessä yrityksellä on yksi iso kriteeri valittavalle.

– Asenne, asenne ja asenne. Toki suositteluilla on iso sija, samoin työhistorialla ja persoonalla. Sen sijaan työkokemuksella alalta ei ole käytännössä mitään painoarvoa, koska koulutamme mieluummin itse työntekijämme ”tyhjästä”, Tyni sanoo.

Uusille työntekijöille on aina koeaika varmistamaan molemmin puolin, että ”mätsi” on oikea. Yritys käyttää pitkäaikaisen työvoiman tilaamiseen myös vuokrafirmoja. Joskus rekrytointi menee pieleen.

– Silloin asiasta keskustellaan ja tehdään yhdessä työntekijän kanssa parhaaksi nähty ratkaisu, Saana Tyni sanoo.

Koti Puhtaaksi on pistänyt myös rekrytointia koskevat tietosuoja-asetuksen vaateet ajan tasalle.

– Huolehdimme siitä, että tietoja säilytetään asetuksen mukaisesti, Saana Tyni korostaa.

Tietosuoja-asetus vaikuttaa rekrytointiin

Toukokuussa 2018 voimaan astuva ja koko EU:ta koskeva tietosuoja-asetus eli GDPR (General Data Protection Regulation) vaikuttaa myös rekrytointiprosessiin.

Työhakemus liitteineen sisältää paljon henkilötietoja, joista osa saattaa olla myös arkaluonteisia.

Uusi tietosuoja-asetus sisältää aiempaa tiukemmat vaatimukset henkilötietojen säilyttämiseen ja käsittelemiseen.

Työnhakijan henkilötietoja käsittelevä yritys eli rekrytoija on asetuksessa mainittu rekisterinpitäjä ja siksi vastuussa, että hakijan henkilötietoja käsitellään oikein ja turvallisesti ja että niitä pääsevät tarkastelemaan vain asiaan kuuluvat henkilöt.

Jos työnhakijan tiedot aiotaan myös säilyttää, tälle on saatava hakijan kirjallinen, selkeästi todennettavissa oleva lupa. Hakijalla on oltava myös tieto, mitä tietoja kerätään ja miten niitä käsitellään.

Hakijan henkilötietoja ovat muun muassa nimi, osoite, puhelinnumero, osoite ja melkeinpä mikä tahansa rekrytointiprosessissa syntyvä tieto, esimerkiksi suosittelijoiden antamat tiedot tai haastattelutilanteessa syntyneet muistiinpanot.

Arkaluonteisia henkilötietoja, esimerkiksi uskontoon, seksuaaliseen suuntautumiseen, poliittiseen vakaumukseen tai etnisyyteen liittyviä tietoja – ei saa kerätä. Arkaluonteisia tietoja ei myöskään saa hakijalta kysyä rekrytointia tehtäessä.

Uutta tietosuoja-asetusta ryhdytään soveltamaan täysimääräisesti 25.5.2018 alkaen. Sen jälkeen ei enää ole suositeltavaa, että sähköpostia käytettäisiin hakukanavana työntekijöitä rekrytoitaessa, sillä sähköpostin tietoturva on usein heikko. Duunitori Oy:n kansallisen rekrytointitutkimuksen mukaan 47 prosenttia yrityksistä käytti sähköpostia hakukanava vuonna 2016.

Markkinoilla on rekrytointijärjestelmiä, jotka nopeuttavat ja tehostavat rekrytointiprosessia. Niiden tietoturva on korkea, ja ne varmistavat, ettei ulkopuolisilla ole päästyä hakijoiden henkilötietoihin. Järjestelmien avulla on mahdollista myös varmistaa, että työnhakija on lukenut tietoturvaa koskevat oikeutensa ja antanut suostumuksensa tietojen keräämiseen, käsittelyyn ja mahdolliseen säilyttämiseen.